AV løsninger bliver stadigt mere betydende og centrale for virksomheders kommunikation og samarbejde. Med det fortsatte fokus på den hybride arbejdsmodel, arbejdet med at gøre den fysiske arbejdsplads attraktiv og relevant, og stigende krav til digital tilstedeværelse, er AV løsninger blevet en fast og integreret del af enhver Digital Workplace strategi. Parallelt er de tekniske muligheder i rivende udvikling og barren for den funktionalitet og kvalitet der kan opnås i systemerne hæves hver dag. Lægger man det hele sammen bliver billedet at AV løsninger fylder stadigt mere i både betydning, budgetterne og den daglige drift, og at AV-projekter fylder mere ude i virksomhederne, både i forretningen, hos IT og for facility management.
På trods af den stigende betydning, er tilgangen til anskaffelserne dog ikke helt fulgt med. For ofte bliver ønsker og ideer til et AV-projekt stadigt kommunikeret mundtligt til leverandører, med tanke på de umiddelbare behov der ligger lige for, populært sagt, det vi ved vi ved, og ud fra den præmis at leverandøren med sin faglige baggrund og erfaring naturligt forstår og fortolker forventningerne. Ofte ligger det også implicit at der er en fælles forståelse af hvad kvalitet er, og at en leverandør selv sætter barren for denne ønskede kvalitet, så det færdige system lever op til det der er målet.
Konsekvenser ved mangelfulde krav
Men brugere er forskellige, der findes ikke en ”one size fits all” og opfattelsen af kvalitet kan være mindst lige så forskellig afhængig af ambitioner, erfaring og behov, også mellem fagfolk. ”God kvalitet” er subjektivt og varierer mellem både interessenter og leverandører. Når forventningsafstemningen så ender med at ske under afleveringen af de nye systemer, er det for sent. Erfaringsgrundlaget har været for lille, iterationsprocessen har været for kort, der har ikke været stillet nok specifikke krav eller afklarende spørgsmål og nok så væsentligt, så er kun alt for lidt skrevet ned. Den væsentligste del af aftalegrundlaget er for ofte en liste med udstyr og ydelser og i bedste fald en kort beskrivelse af de elementer der indgår i løsningen. Og så opstår tvivlen; hvad var det egentligt vi bad om?
Resultaterne kan være mange, men en konsekvens er ofte at behov og forventninger først for alvor krystalliserer sig når de leverede systemer tages i brug. Funktionaliteten kan være begrænset eller forkert i forhold til tanken, sammenhængen med andre systemer eller platforme kan være mangelfuld og løsningerne reagerer måske ikke intuitivt eller som troet. Og så kommer spørgsmålene, kan systemet laves om eller udvides til vores egentlige behov, skulle vi have brugt en anden platform der kan skaleres, hvad er god lyd egentlig, hvilken type møder og events er det vi prøver at understøtte og hvad betyder ordet ”integration” for os.
Afdæk dine behov
Funktionalitet kan beskrives og kvalitet kan kvantificeres, men til en start er et godt udgangspunkt at beskrive use cases for de rum der skal understøttes med AV løsninger. For mødelokaler kunne det f.eks. være hvad dynamikken er i et typisk møde, hvem skal kunne præsentere, hvordan præsenterer de, hvem skal kunne ses og høres, hvor er de og er rammen altid den samme? Søg bred eller uvildig inspiration og rådgivning til hvad der er af muligheder på markedet og få om muligt input fra andre brugere med erfaringer, der kan bidrage til at kvalificere dine krav og ønsker. Ofte vil det vise sig nødvendigt med flere forskellige typer af møderum, for at dække de samlede behov, ikke kun forskellige størrelser.
Brug proof of concept (PoC), et målrettet, tidsbegrænset testforløb, hvor et AV design prøves i praksis, før større udrulninger af f.eks. AV løsninger i mange mødelokaler. For AV-projekter, hvor kompleksitet, integration og brugeradoption ofte afgør succes, er en PoC ikke blot ønskeligt, men ofte afgørende for at sikre at investeringerne rent faktisk fungerer optimalt og skaber den ønskede værdi. En PoC kan bl.a. hjælpe med at bekræfte funktionaliteten, få input fra brugere, validere integrationer og teste krav til et netværks konfigurationer, så uventede tekniske barrierer opdages tidligt.
Beskriv dine krav
AV løsninger varierer i kompleksitet, fra løsninger til det almindelige mødelokale til det avancerede auditorie, atrie eller streaming studie. Selv for mindre systemer er det nødvendigt at definere og beskrive de generelle krav, og jo mere omfattende løsningerne bliver jo større er behovet for at beskrive de ønskede protokoller, platforme og standarder der ønskes anvendt, ikke alene på grund af den enkelte løsning, men også for at sikre samspil og integration mellem de enkelte løsninger og rum. Beskriv dine acceptkriterier. Fastsæt værdier der er nemme at verificere ved en overlevering af systemerne og benyt standarder som f.eks. ANSI/INFOCOMM 10-2013 til at danne rammen for dine krav og din proces.
Husk at leverandører ofte er i konkurrence. Hvis ikke ønsker og krav er fremsat eksplicit kan en ensidig øget funktionalitet eller hævet kvalitet fra en enkelt leverandør mindske deres konkurrencedygtighed på pris, en risiko de færreste leverandører er villige til at tage, medmindre de er helt sikre på at de får mulighed for at forklare den afledte øgede værdi af løsningen og at det har tilsvarende oplevet værdi for kunden.
For at realisere den fulde værdi af fremtidige AV-investeringer er det nødvendigt at praksis skifter fra mundtlige anskaffelses processer med fokus på udstyr til skriftlige, use case- og målbaserede krav, med tværfagligt ejerskab og verificerbar accept ved overlevering. Det reducerer risiko, sikrer bedre brugeroplevelser og giver et mere forudsigeligt økonomisk og operationelt resultat.
